Réaménagement des locaux : guide complet pour créer un espace à votre image

Voici les raisons pour lesquelles il vous faudra envisager à moyen terme le réaménagement des locaux :

• amélioration de l’image de marque : un espace bien aménagé donne une impression positive aux clients et partenaires dès leur arrivée. Ce changement montre que vous prenez votre entreprise au sérieux et que vous êtes prêts à investir dans un environnement de travail de qualité.

• vos espaces sont désorganisés et démodés : optimisez la productivité avec l’utilisation de chaque mètre carré à bon escient. La réorganisation des locaux vise à réduire les distractions et augmenter la concentration et la collaboration entre les membres de l’équipe.

• attraction et rétention des talents : un environnement de travail moderne et motivant est un atout majeur pour attirer et retenir les meilleurs talents dans votre secteur. Les employés recherchent des lieux de travail qui inspirent et facilitent leur quotidien.

• des retards et dépassements de budget : le choix du prestataire est au centre d’une réalisation de qualité, dans les délais impartis, avec des coûts maîtrisés. Vérifiez les références qui vous sont données, et soyez transparents dans vos demandes.
• perturbation de l’activité : mettez en évidence vos contraintes, les pics d’activité, les horaires de vos équipes. Un prestataire efficace saura s’adapter à votre planning.
• résistance au changement : impliquez vos équipes dans le plan de réaménagement des locaux. Prévoyez des sessions de brainstorming et des questionnaires pour recueillir les besoins et attentes de vos équipes. Vous pourrez ainsi levez la résistance au changement.
• contraintes réglementaires : ne vous lancez pas seul dans le réaménagement de vos locaux. Un prestataire aguerri connaît les obligations réglementaires et saura mettre en œuvre les solutions pour les appliquer.

Il s’agit d’établir un état des lieux de la situation actuelle des espaces de travail pour comprendre les besoins et les contraintes existantes. Ce processus comprend une analyse des infrastructures, des équipements, des flux de travail, et des usages actuels des locaux.

Exemple : 

• visite des locaux détaillées pour observer l’utilisation actuelle des espaces
• inventaire des équipements pour identifier les équipements et le mobilier existant pouvant être réutilisés.

Le cahier des charges est un document détaillé qui décrit toutes les spécifications du projet, y compris les objectifs, les contraintes, les délais et le budget. Il sert de référence tout au long du projet.

Exemple : 

• rédiger un cahier des charges qui précise la nécessité de créer une salle de pause conviviale avec des équipements de cuisine moderne, tout en respectant un budget de 50 000 euros et une date de fin de projet fixée à six mois.

Le space planning ou aménagement de l’espace consiste à organiser les différents espaces de travail. Il s’agit de maximiser l’efficacité et la fonctionnalité tout en prenant en compte les flux de travail et les interactions entre les équipes.

Exemple : 

• réaliser un plan d’aménagement plaçant les équipes qui collaborent fréquemment à proximité les unes des autres
• prévoir un espace qui intègre des zones de travail ouvertes ainsi que des espaces de travail individuels pour des tâches nécessitant de la concentration.

La définition de l’ambiance implique de créer une atmosphère qui reflète la culture de l’entreprise et favorise la motivation et la productivité des employés. Cela inclut le choix des couleurs, des matériaux, de l’éclairage et du mobilier.

Exemple : 

• choisir des couleurs vives et dynamiques pour les zones de travail collaboratif 
• choisir des tons plus neutres pour les espaces de concentration.

Assurer le confort et le bien-être des salariés est la clé pour une équipe investie et productive ! Cela comprend l’ergonomie des postes de travail, la qualité de l’air, l’acoustique et l’accès à des espaces de détente.

Exemple : 

• installer des sièges ergonomiques et des bureaux réglables en hauteur
• prévoir des systèmes de ventilation efficaces
• utiliser des panneaux acoustiques pour réduire le bruit
• aménager une salle de relaxation avec des fauteuils confortables 

Les dispositifs techniques incluent l’infrastructure informatique, les systèmes de communication, les équipements audiovisuels et les solutions de sécurité. Ces systèmes doivent répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise.

Exemple : 

• mettre en place un réseau Wi-Fi haute performance couvrant l’ensemble des locaux. Installer des écrans interactifs dans les salles de réunion
• prévoir des systèmes de contrôle d’accès pour assurer la sécurité des espaces sensibles.

L’accompagnement au changement vise à faciliter la transition pour les employés et à garantir l’acceptation des nouveaux espaces. Cela peut inclure des sessions de formation, des communications régulières et des activités de team-building.

Exemple : 

• organiser des ateliers de sensibilisation aux nouvelles pratiques de travail en open space
• envoyer des newsletters pour informer les employés de l’avancement du projet
• planifier une journée d’inauguration pour découvrir les nouveaux locaux ensemble 

Le suivi post projet consiste à évaluer le succès du réaménagement et à apporter les ajustements nécessaires. Cela inclut la collecte de feedback, l’analyse des performances et la réalisation de correctifs si nécessaire.

Exemple : 

• effectuer un sondage auprès des employés pour recueillir leurs impressions sur les nouveaux espaces de travail
• analyser les données de productivité avant et après le réaménagement
• ajuster certains aspects de l’aménagement en fonction des retours reçus, comme ajouter des cloisons supplémentaires dans une zone jugée trop bruyante

Une entreprise TCE prend en charge l’ensemble du projet, de la conception à la réalisation. Cela inclut la coordination de tous les corps de métier nécessaires (électriciens, plombiers, peintres, etc.), assurant ainsi une cohérence et une fluidité tout au long du processus.

Grâce à une planification rigoureuse et l’utilisation d’outils de gestion avancés, une entreprise TCE s’assure que le projet respecte les délais impartis et le budget alloué. Des outils de suivi permettent de surveiller l’avancement des travaux et d’anticiper les éventuels problèmes.

Les professionnels qualifiés d’une entreprise TCE garantissent que les travaux sont réalisés selon les normes de qualité et de sécurité en vigueur. Cela inclut le respect des réglementations locales et des standards de l’industrie.

Une entreprise TCE offre des solutions sur-mesure adaptées aux besoins spécifiques de chaque client, avec une grande variété de designs et de styles. Cela permet de créer des espaces uniques et fonctionnels, parfaitement adaptés à votre activité et à votre image de marque.

Pour répondre aux besoins spécifiques de chaque projet, Groupe Pagès en tant qu’entreprise tous corps d’état peut également fournir du mobilier sur-mesure. Cela permet d’optimiser l’espace et de créer des environnements de travail esthétiques et fonctionnels.

Groupe Pagès possède des ateliers de conception pour la création de mobiliers multi-matériaux, intérieurs et extérieurs. Un savoir faire dédié aux nouveaux espaces mais également à la rénovation.

Le réaménagement des locaux permet de redéfinir votre espace de travail pour qu’il soit à la hauteur de vos ambitions. 

Groupe Pagès s’engage à vous accompagner à chaque étape de ce processus, en transformant vos craintes en satisfaction et succès. Créer un environnement de travail moderne et fonctionnel est un investissement dans l’avenir de votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de la transformation de vos locaux.