Aménagement espace coworking : 10 conseils à suivre

En premier lieu, lors de l’élaboration et de la conception d’un espace de coworking innovant, il est important de délimiter clairement les aires fonctionnelles. Cela implique d’aménager des espaces spécifiques pour les postes de travail, les salles de réunion, les espaces de relaxation, ainsi que les zones destinées à la restauration.

Chaque zone répond à un usage bien spécifique. Ainsi, les zones de travail proposent  environ 10 mètres carrés par poste pour favoriser le confort des utilisateurs.

Quant aux salles de réunion, elles sont proportionnées selon le nombre de participants prévus. Une petite salle prévue pour 4 personnes s’étend sur au moins 10 mètres carrés. Des salles destinées à accueillir 10 à 12 personnes occupent une surface de 20 à 25 mètres carrés.

Les espaces doivent pouvoir se transformer pour répondre aux besoins changeants des professionnels et des équipes.

L’adoption de mobilier modulable et ajustable permet de réagencer aisément les lieux pour organiser des événements, des workshops ou des séances de travail individuelles. L’utilisation de murs amovibles ou de cloisons modulables offre la possibilité de créer des espaces de réunion ou des bureaux privés selon les nécessités.

Par ailleurs, il est important d’adapter les systèmes d’éclairage et de sonorisation selon les différentes activités et manifestations prévues dans l’espace. La capacité à se reconfigurer sans devoir procéder à des modifications structurelles constantes préserve un cadre vivant et attrayant.

Cette démarche permet d’optimiser chaque mètre carré et de cultiver une atmosphère de collaboration et de communauté.

Conçues pour offrir un soutien adéquat à la structure vertébrale, les sièges réglables minimisent le risque de douleurs dues à de longues périodes en position assise. Ces chaises ergonomiques offrent une personnalisation du siège à travers des réglages en hauteur, inclinaison, et profondeur. Donc ce mobilier s’adapte ainsi parfaitement aux particularités physiques de chaque utilisateur.

Cette adaptabilité favorise une posture correcte, contribuant à prévenir les troubles musculo-squelettiques. Ceci tout en améliorant la concentration et la capacité de travail. Il existe aujourd’hui de nombreux modèles alliant confort et design pour créer un cadre de travail à la fois dynamique et invitant.

Ces tables de travail adaptatives sont modulables et leur flexibilité s’ajuste aux besoins divers des usagers. 

En outre, équipées de systèmes de gestion de câbles et de fonctionnalités d’électrification, ces tables facilitent l’usage d’équipements électroniques. Ceci tout en préservant l’ordre dans l’espace de travail. En choisissant des tables de travail évolutives, vous forgez un environnement à la fois flexible et propice à la collaboration.

Les tables hautes, aussi connues sous le nom de « tables debout », constituent une alternative aux modes d’assise habituels, favorisant un meilleur flux sanguin et diminuant l’épuisement.

Sélectionner des matériaux capables d’absorber le son participe à la réussite d’une meilleure acoustique.

L’emploi de panneaux acoustiques, et notamment ceux conçus en bois, absorbe les bruits et diminue la réverbération. L’installation de ces panneaux en tant que revêtements muraux ou plafonds suspendus augmente leur efficacité. 

Illustrons avec un cas concret :

• dans un hall d’accueil, l’intégration de panneaux acoustiques peut réduire le temps de réverbération de 1,49 secondes à seulement 0,65 seconde. Ce qui améliore nettement la qualité acoustique du lieu.

Les box acoustiques permettent de passer des appels sans perturber la tranquillité des autres occupants. Ces espaces sont spécialement aménagés pour isoler le bruit, permettant ainsi des conversations privées sans déranger les coworkers.

Conçues pour accueillir une ou plusieurs personnes, ces cabines intègrent souvent des panneaux acoustiques pour maximiser l’absorption sonore. Une implantation dans les zones de forte activité, participe activement à l’établissement d’un cadre de travail serein et propice à la concentration.

Tout d’abord, pour optimiser la présence de la lumière naturelle au sein d’un espace de coworking, une attention particulière doit être portée sur l’orientation des bureaux vis-à-vis des fenêtres. Il est conseillé d’éviter de placer les postes de travail de façon à ce qu’ils soient dos aux fenêtres ou en face directe, ceci afin de prévenir les éblouissements ou les reflets gênants sur les écrans d’ordinateur.

Ensuite, l’agencement idéal des bureaux serait de les positionner perpendiculairement aux fenêtres, garantissant ainsi de bénéficier pleinement de la lumière naturelle sans subir les désagréments habituels. Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, il serait intéressant d’installer des verrières ou des fenêtres de toit.

Il est recommandé d’adopter une combinaison d’éclairage direct et indirect afin d’instaurer une atmosphère lumineuse équilibrée. L’usage de lampadaires LED proposant une dualité direct/indirect s’intègre parfaitement dans cette logique. L’éclairage direct, principalement via des plafonniers, doit être complété par des solutions d’éclairage additionnelles. Par exemple des appliques murales ou des lampes de bureau pour éviter la formation de zones sombres et les reflets désagréables.

Pour un confort visuel, maintenir une intensité lumineuse d’au moins 450 lux, voire 500 lux pour les activités sur ordinateur, est recommandé.

Un réseau Wi-Fi puissant est indispensable pour l’accés rapide et immédiat à différentes ressources utilisées par les coworkers. Par exemple : l’envoi de fichiers importants et l’accès à des données hébergées à distance et les conférences vidéo.

Les infrastructures de conférence vidéo doivent répondre aux exigences du télétravail et de la collaboration à distance. L’intégration de plateformes de visioconférence reconnues telles que Zoom, Microsoft Teams, ou Google Meet dans les salles de réunion et espaces partagés est indispensable. Ces systèmes s’adaptent à une large gamme d’appareils et de plateformes pour faciliter la communication avec l’extérieurs.

Par ailleurs, l’ajout d’écrans interactifs et de tableaux blancs numériques enrichit les sessions de travail collaboratif en facilitant le partage visuel d’informations durant les réunions. 

La zone de repos est conçue pour permettre au coworker de se détendre dans les meilleures conditions. Canapés moelleux, fauteuils ergonomiques, hamacs, ou encore chaises longues, les travailleurs peuvent recharger leurs batteries après un travail continue. L’ajout d’œuvres d’art inspirantes et de plantes vertes contribue à créer une ambiance chaleureuse et apaisante. 

Ces zones, telles que des lounges, des terrasses ou encore des cuisines partagées, sont clés pour encourager les interactions dynamiques et la créativité. Intégrer des éléments comme des tables de ping-pong, des consoles de jeux ou un baby-foot crée une atmosphère conviviale et stimulante.

Les rangements doivent être nombreux, avec des armoires sécurisées pour entreposer les aliments, la vaisselle, et les ustensiles de cuisine. Les étagères ajustables permettent une optimisation de l’espace en fonction des besoins. 

L’installation d’une cuisine ou d’une cafétéria au sein d’un espace de coworking répond de manière efficace aux besoins alimentaires des coworkers, permettant ainsi d’améliorer leur productivité.

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié sur ce sujet : « Aménagement d’un réfectoire d’entreprise : guide complet et idées »

L’utilisation de casiers sécurisés assure une protection des effets personnels des coworkers.  En effet, ces casiers sont dotés de cadenas numériques ou de serrures à combinaison pour ranger ordinateurs portables, sacs et autres biens de valeur.

D’autre part, des casiers de différentes tailles s’adaptent aux diverses nécessités : des plus imposants pour le matériel volumineux et des plus petits pour les effets strictement personnels. Positionner ces casiers dans un lieu facile d’accès, mais non obstruant le flux des personnes, contribue à la fois à la praticité et à la sécurité des lieux.

L’aménagement de l’espace de coworking passe également par la mise en place d’armoires et de racks sécurisés, destinés au rangement d’équipements informatiques tels que les ordinateurs, imprimantes et scanners. Ces installations devront être munies de systèmes de contrôle d’accès pour réserver l’accès aux personnes habilitées. L’incorporation de solutions de stockage cloud sécurisées constitue un autre pilier pour la protection des données sensibles.

Développer un design qui exprime fidèlement les valeurs et la personnalité de votre espace de coworking est primordial. Cela comprend le choix d’une palette de couleurs, d’une typographie et de matériaux en adéquation avec votre marque.

A titre d’exemple, pour une marque se voulant moderne et avant-gardiste, privilégiez des designs minimalistes, des structures épurées en verre et en métal. Un design harmonisé se doit également de considérer les différents composants de l’espace (mobilier, accessoires décoratifs,…)

Chaque élément doit s’inscrire dans une démarche de création d’une atmosphère uniforme et invitante, renforçant l’identité de votre marque. En faisant appel à notre service de conception, vous assurez une intégration soignée et une cohérence avec votre vision d’ensemble.

La capacité d’un espace de coworking à respecter scrupuleusement les normes d’accessibilité représente un fondement non négociable. Ceci particulièrement pour ceux qualifiés d’Établissements Recevant du Public (ERP). La législation actuelle exige de ces lieux qu’ils soient entièrement accessibles à chaque individu, y compris les personnes en situation de handicap.

Cela induit l’implantation de voies de passage sans obstacle, l’intégration de rampes pour un accès aisé, l’installation de portes automatiques adaptées. Mais aussi de l’aménagement de sanitaires conçus pour répondre aux besoins des personnes à mobilité réduite (PMR). Les directives précises, telles que celles édictées par l’arrêté du 8 décembre 2014, assurent que les installations sont prévues pour faciliter l’accessibilité des PMR. Ces recommandations incluent des emplacements de stationnement proches des entrées principalement et des systèmes de signalisation visuelle et sonore, sans oublier des sols traités pour être antidérapants.

Les dimensions des couloirs doivent, de même, être conçues pour permettre une circulation fluide et sûre (une largeur minimale de 80 cm pour un passage unique et de 1,50 m pour un passage double), et autoriser une évacuation en toute sécurité. Il est aussi requis de fournir une attestation d’accessibilité pour l’ERP, produite par un professionnel habilité, tel qu’un architecte ou un contrôleur technique, et non par le propriétaire de l’établissement.

Il est impératif d’équiper les locaux de systèmes d’alarme efficaces, d’assurer la présence de dispositifs de désenfumage, particulièrement pour des surfaces supérieures à 300 m². Pensez également à des issues de secours facilement identifiables mais aussi libres de tout encombrement. La largeur de ces passages doit atteindre au moins 90 cm.

L’affichage clair des instructions de sécurité, l’inclusion de boucles magnétiques pour les portes, le contrôle des températures, la bonne circulation de l’air, ainsi que la sécurisation des systèmes électriques posent un cadre de travail sécurisé et sain pour tous.

En définitive, l’aménagement d’un espace de coworking exige une vision globale intégrant multiples facteurs déterminants. La stratégie de planification et de conception de ces espaces, qui implique une segmentation en zones fonctionnelles tout en préservant la flexibilité d’usage, revêt une importance capitale.

En prenant en compte l’ensemble des points cités, vous avez la possibilité de créer un espace de coworking séduisant et opérationnel qui stimule la collaboration, la productivité et le bien-être des utilisateurs. N’attendez plus pour appliquer ces principes et convertir votre espace de travail en un environnement dynamique et source d’inspiration, propice à l’épanouissement des professionnels.

Dans cette démarche, chez Groupe Pagès, nous travaillons sur l’aménagement et l’agencement sur-mesure d’espaces de coworking, mais aussi open-space.